Penulisan Surat Dinas Berkenaan Dengan Kegiatan Sekolah 8.1

Dari Crayonpedia

Langsung ke: navigasi, cari

Untuk materi ini mempunyai 1 Kompetensi Dasar yaitu:

Kompetensi Dasar :

  1. Menulis surat dinas berkenaan de­ngan kegi­atan sekolah dengan sis­te­matika yang tepat dan bahasa baku

Menulis Surat Dinas

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga, surat perjanjian jual beli, surat sewa-menyewa rumah, surat dagang, dan surat resmi lainnya. Sifat resmi sebuah surat bukan sala dilihat dari sistematika, penggunaan bahasa, dan isinya, melainkan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. Dalam hal ini, surat berfungsi sebagar alat bukti historis. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat. Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yakni sebagai berikut:
  1. Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Karena sifatnya yang akrab dan santai, surat pribadi biasanya menggunakan bahasa ragam santai atau tidak resmi. Misalnya, surat untuk keluarga, orangtua, dan sahabat.
  2. Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau pemerintahan. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Misalnya, surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.
  3. Surat niaga atau swrat dn"gang adalah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Misalnya, surat penawaran, surat tagihan, surat permohonan lelang, surat perjanjian jual beli, dan periklanan.

Sistematika surat resmi adalah sebagai berikut:

  • Kepala surat
  • Tanggal pembuatan
  • Salam pembuka
  • Isi surat yang terdiri atas:
  1. paragraf pembuka;
  2. paragraf isi;
  3. paragraf penutup.
  • Salam penutup
  • Tanda tangan dan nama penulis


Berikut penjelasan mengenai bagian-bagian surat tersebut.
1. Kepala surat
Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alamat (identitas) pengirim surat karena dalam kepala surat memuat nama instansi atau organisasi, dan alamat, bahkan ada juga yang mencantumkan nomor telepon.
Contoh:

          Organisasi Siswa Intra Sekolah
Sekolah Menengah Atas Bhineka Tunggal Ika
            Jalan Lawu No. 105 Malang


2. Tanggal Surat
Tanggal surat diketik sebelah kanan atas, terutama pada surat bentuk lurus atau setengah lurus. Nama tempat tidak perlu dicantumkan lagi sebab sudah termuat dalam kepala surat. Nama tempat perlu dituliskan pada surat-surat yang tidak berkepala surat, misalnya surat pribadi atau surat lamaran pekerjaan.
Contoh:

         Organisasi Siswa Intra Sekolah
Sekolah Menengah Atas Bhineka Tunggal Ika
            Jalan Lawu No. 105 Malang

                                         19 Maret 2OO5

Ingatlah bahwa tanggal surat itu dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh yang berwenang. Tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat-lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.

3. Surat resmi
Surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar), kode surat, dan tahun. Nomor surat ini berguna untuk:

  1. memudahkanmengaturpenyimpanan,
  2. memudahkan mencarinya kembali,
  3. mengetahui banyak surat yang keluar,
  4. mempercepatpenyelesaian surat-menyurat,
  5. memudahkan petugas kearsipan.

Contoh:

Nomor : 25/OSIS -L17008


4. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain, pada lampiran dituliskan berapa lembar surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu.
Contoh:

Lampiran : satu lembar

5. Hal/ Perihal
Bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca hal/perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat tersebut.
Contoh:

Hal : Undangan

6. Alamat Surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop). Alamat surat merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat. Penulisan alamat lebih leluasa ditempatkan di sebelah kiri sehingga kemungkinan pemenggalan nama orang/instansi/organisasi, dan sejenisnya tidak terjadi.
Contoh:

Yth. Ketua Kelas I/A
di SMA Bumi Pertiwi


Surat yang selesai diketik hendaknya dilipat dengan model lipatm gandn sejajar dengan kepala dan alamat surat tersebut. Hal ini berguna untuk mengetahui dengan cepat dari mana surat itu dan untuk siapa surat itu ditujukan.

                                  Organisasi Siswa Intra Sekolah
                             Sekolah Menengah Atas Bumi Pertiwi
                                   Jalan Lawu No. 105 Malang

  Nomor: 25lOSIS-L/2005                                        19 Maret 2005
  Lampiran : satu lembar
  Hal : Undangan


  Yth. Ketua Kelas I/A
  di SMA Bumi Pertiwi

7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Dalam surat resmi biasanya digunakan salam pembuka Dengan hormat.

8. Isi (Tubuh) Surat
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu pembukaan, isi Jang sesungguhnya, dan penutup.
Contoh:
a. Pembukaan

Sesuai dengan program kerja OSIS SMA Bumi Pertiwi Tahun 2007 12008, kami bermaksud mengadakan Program Bakti Sosial ke daerah yang membutuhkan bantuan. Untuk kelancaran acara tersebut, diperlukan susunan kepanitian.

b. Isi yang Sesungguhnya

Oleh karena itu, kami mengundang Saudara untuk hadir pada acara rapat pembentukan kepanitiaan yang akan diadakan pada

Hari, tanggal : Rabu, 23 Maret 2008
Pukul           : 8.00-10.00
Tempat        : Ruang Perpustakaan

c. Penutup

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

9. Salam Penutup
Pada surat resmi, salam penutup nama jabatan, tanda tangan, nama nomor induk siswa atau pegawai.
Contoh:

Ketua OSIS SMA Bumi Pertiwi


       Dimas Susetyo
        NIs 045401


Keefektifan bahasa dalam surat resmi ditandai dengan penggunaan bahasa yang memenuhi unsur sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

  • Sederhana/Wajar

Sederhana berarti lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya.

  • Ringkas

Kalimat yang digunakan haruslah sehemat mungkin, namun memiliki makna/maksud yang jelas. Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami.

Perhatikan Contoh Berikut,
Bentuk Ringkas :

      Saudara harus segera manandatangani surat perjanjian ini.

     ....kemudian Saudara mengawasi secara cermat kegiatan tersebut.
Bentuk Tidak Ringkas :

     saudara harus segera membubuhkan tanda tangan dalam surat perjanjian ini.
     ...kemudian Saudara melakukan kegiatan pengawasan secara cermat kegiatan tersebut.

  • Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak ambigu, atau tidak menimbulkan salah paham.
Perhatikan contoh berikut.
Atas perhatiannya, Kami ucapkan terima kasih.
(Kalimat penutup surat tersebut samar. Kata ganti -nya sebagai kata ganti orang ketiga tunggal dalam kalimat tersebut menjadi tidak jelas menerangkan siapa)

Perbaikannya agar lebih jelas sebagai berikut.
Atas perhatian Bapak/lbu/Saudnra, kami ucapkan terima kasih.

  • Sopan

Kalimat yang sopan berarti menggunakan kalimat yang halus agar tidak menyinggung perasaan, menggunakan kata ganti atau sapaan, serta menggunakan kata-kata resmi.

  • Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan mengesankan. Untuk dapat menarik perhatian, kita dapat menggunakan kalimat yang bervariasi, paragraf induktif, dan gaya bahasa.
Kamu tentu sudah pernah mempelajari surat dinas. Surat dinas merupakan surat yang dikirim oleh suatu lembaga kepada lembaga lain atau perseorangan. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa formal, yaitu bahasa baku yang sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Sistematika surat dinas terbagi menjadi beberapa bagian, antara lain terdapat kepala surat atau kop surat, yang berisi nama lembaga pembuat surat lengkap dengan alamatnya, nomor surat, tanggal surat, dan alamat tujuan.
Sistematika Surat Dinas


Beri Penilaian

Rating : 4.2/5 (407 votes cast)


Peralatan pribadi